Was haben Katzenvideos, Pokémon Go und Meetings eigentlich gemeinsam?
Mehr als man im ersten Moment denkt. Sie gehören nachweislich zu den größten Zeitfressern unserer Zeit.
Hat der einzelne Mitarbeiter aber noch einen recht guten Einfluss darauf, wie viel seiner Lebenszeit er auf die Abwehr kleiner Monster aufwenden will, sieht dies für seine Arbeitszeit in Meetings oft ganz anders aus.
Unterschiedlichste Studien kommen zu dem Schluss, dass Arbeitnehmer aller Hierarchiestufen ca. 15% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit in Meetings verbringen. Hinterlegt man diese Zahl mit den realen Personalkosten kommt eine erschreckende Summe heraus. Erstaunlicherweise legen die wenigsten Unternehmen wert darauf, diesen Kostenblock möglichst sinnvoll zu nutzen. Managementtheorien über Effizienz und Cost Cutting verpuffen, wenn es um das Sakrileg des wöchentlichen Jour fixe geht.
Dabei lassen sich Meetings schon durch die konsequente Umsetzung nur weniger Punkte sinnvoll gestalten und steuern:
1. Klare Zeitplanung erstellen
Beginn und Ende stehen fest und sind jedem bekannt. Daran wird nur in absoluten Ausnahmen gerüttelt. Themen sollen sachlich und zielgerichtet abgearbeitet werden. Ein open end führt selten zu mehr Kreativität, sondern lediglich zum Durchkauen bereits bekannter Fakten.
2. Pünktlicher Start
Es wird nicht mehr gewartet. Das Meeting beginnt pünkltich zur anberaumten Zeit. Nur so kann Termindisziplin entstehen. Noch schnell ein Kaffee, ein letzter Blick auf das Handy… Warum sollte es in einem Unternehmen in Ordnung sein, andere warten zu lassen?
3. Alle nötigen Unterlagen sind vor Ort
Alles was nachträglich geholt, kopiert oder „kurz“ verifiziert werden muss, zieht das Meeting unnötig in die Länge.
4. Teilnehmer werden gezielt ausgewählt
Mitarbeiter können auch auf anderem Wege informiert werden. Sie müssen nicht an einem Meeting teilnehmen, dass sie nicht oder nur zum Teil betrifft.
5. Besprechung moderieren
Der Moderator hält das Meeting bewusst zeitlich und inhaltlich im geplanten Rahmen. Er ist gut vorbereitet und sieht sich nicht als Improvisationstalent. Vielredner werden gestoppt und der Fokus liegt auf einem ausgewogenen Meinungsaustausch – nicht auf langwierigen Power Point Präsentationen einzelner Personen.
6. Vormittags tagen
Effiziente Besprechungen werden nur dann erreicht, wenn sie zu einer Tageszeit stattfinden, bei der die Leistungskurve des Menschen gewöhnlich am höchsten ist – also vormittags.
7. Geräte abschalten
Jedes Meeting verlangt die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer. Daher sollte die elementare Regel gelten: Alle elektronischen Geräte werden für die Dauer der Besprechung ausgeschaltet.
8. Verbindliches Protokoll
Was wurde besprochen, welche Ziele festgelegt und bis wann werden sie umgesetzt – erst durch diese Rahmendaten werden aus einer Infoveranstaltung zielgerichtete Handlungsweisen.
9. Auch mal ein Meeting absagen
Das berühmte Montags-Meeting steht an, aber es gibt eigentlich nichts bahnbrechendes Neues? Dann heißt es – Mut zum besprechungsfreien Tag. Die Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
