Trotz zahlreich vorhandener Tools auf dem Markt bleibt die Einladung und Vor-Ort-Akkreditierung von Event-Besuchern eine Herausforderung für Veranstalter. Meist sind Abläufe weder individualisierbar noch nahtlos integrierbar. So werden noch immer Einladungskarten oder E-Mails verschickt und die Anmeldungen dann in endlosen Excellisten gespeichert. Vor Ort beim Event wird die Gästeliste durchsucht und Namensschildchen per Hand geschrieben. Lange Wartezeiten und ein zeitaufwendiges Reporting sind das Ergebnis.
Für einen namhaften Kunden nahm sich die Software Development Abteilung von neusta Grafenstein dieser Problematik an. Entwickelt wurde eine kostengünstige, flexibel anpassbare und wiederverwendbare Lösung, die zuverlässig funktioniert und einen bleibenden Eindruck bei den Gästen hinterlässt.
Auf Basis einer Excelliste der einzuladenden Teilnehmer werden QR-Codes generiert, die dann als E-Mail oder postalische Einladung verschickt werden. Auch Neuanmeldungen auf einer individuellen Landing Page sind möglich. Vor Ort beim Event werden die QR-Codes mittels beliebiger Smartphones gescannt und der Gast dadurch als anwesend registriert. Mittels Laptops und Labelprintern können sofort passende Namenschildchen gedruckt werden.
Für den Veranstalter ist jederzeit ersichtlich, wie viele Gäste angemeldet, bereits vor Ort und noch zu erwarten sind.
